Excel-Datumsformeln: Fristen, Verzug, Arbeitstage

In Excel ist ein Datum eine Zahl. Der 1. Januar 1900 ist 1, jeder Tag zählt 1 dazu: Der 4. November 2026 ist 46330. Genau das macht Berechnungen möglich. Eine Frist von 30 Tagen ist das Startdatum plus 30. Ein Verzug ist heute minus Fälligkeit.

Schwierig wird es bei Wochenenden, Feiertagen, Monatsenden und Betriebszugehörigkeit. Dieser Leitfaden gibt für jeden Fall die passende Formel, mit Beispielen an echten Daten und den Fallen, die Ergebnisse verfälschen. Er ergänzt unseren Leitfaden zum Excel-Dashboard, in dem diese Daten die Kennzahlen speisen.

Wie speichert Excel ein Datum?

Excel speichert jedes Datum als fortlaufende Zahl. Laut Dokumentation von Microsoft hat der 1. Januar 1900 im Standard-Datumssystem von Excel für Windows die fortlaufende Zahl 1. Das Zellformat ändert nur die Anzeige: 46330 und 04.11.2026 sind derselbe Wert.

Drei praktische Folgen:

• Ein als Text eingegebenes Datum rechnet nicht. Steht „04.11.2026“ nach dem Einfügen aus einem anderen Programm linksbündig, hält Excel es für Text. =DATWERT(A2) wandelt es um, ebenso „Text in Spalten“ auf der Registerkarte Daten.
• Ein Abstand zwischen zwei Daten erscheint manchmal als Datum. =B2-A2 liefert eine Zahl von Tagen; erbt die Zelle das Datumsformat, wird 14 als „14.01.1900“ angezeigt. Stellen Sie sie auf Zahl um.
• Eine Uhrzeit ist ein Bruchteil eines Tages. 12 Uhr ist 0,5. Eine Zelle mit Datum und Uhrzeit ergibt Dezimalabstände: =GANZZAHL(B2-A2) behält die ganzen Tage.

Die 12 Datumsfunktionen, die man kennen sollte

Zwölf Funktionen decken fast alles ab, was ein KMU braucht: ein Datum bilden, verschieben, Arbeitstage zählen, Abstände messen. Die Namen unten sind die der deutschen Excel-Version; Argumente werden durch Semikolons getrennt.

Beispiele mit A2 = 04.11.2026 und B2 = 30.11.2026 (außer DATEDIF: A2 = 15.03.2019, B2 = 04.11.2026) und einem leeren Bereich Feiertage: Im November gibt es keinen bundesweiten Feiertag, in Sachsen aber den Buß- und Bettag.

Wie berechnet man ein Fälligkeitsdatum?

Für eine Frist in Kalendertagen addieren Sie die Frist zum Startdatum: =A2+30. Eine am 15. November 2026 ausgestellte Rechnung mit 30 Tagen Zahlungsziel ist am 15. Dezember 2026 fällig. Für Fristen in Monaten, zum Monatsende oder in Arbeitstagen gibt es drei weitere Formeln.

EDATUM hat eine Eigenheit: Gibt es den Tag im Zielmonat nicht, nimmt Excel den letzten Tag des Monats. =EDATUM(DATUM(2027;1;31);1) liefert den 28. Februar 2027 und einen Monat später den 28. März, nicht den 31. Für monatliche Fristen, die immer am Monatsende liegen, ist MONATSENDE besser: Es verrutscht nicht.

Wie berechnet man einen Verzug?

Der Verzug ist der Abstand zwischen heute und der Fälligkeit, sobald diese überschritten ist: =MAX(0;HEUTE()-B2). Die Formel liefert 0, solange das Datum nicht erreicht ist, danach die Zahl der Verzugstage. Bei einer Fälligkeit am 15. Oktober 2026 beträgt der Verzug am 4. November 2026 20 Tage.

Für eine Übersicht machen zwei weitere Spalten den Verzug lesbar:

• Ein Status: =WENN(B2="";"Ohne Frist";WENN(B2<HEUTE();"Überfällig";WENN(B2-HEUTE()<=7;"Diese Woche";"Später"))).
• Eine bedingte Formatierung: Regel „Formel zur Ermittlung verwenden: =UND($B2<>"";$B2<HEUTE())“, hellrote Füllung, auf die ganze Zeile angewendet.

HEUTE ist eine „volatile“ Funktion: Sie wird bei jedem Öffnen und jeder Änderung der Mappe neu berechnet. Der Verzug ist also immer aktuell, ändert sich aber täglich. Wenn ein Datum fest bleiben soll (etwa der Versand einer Mahnung), geben Sie es mit Strg+. ein, statt es zu berechnen.

Wie zählt man Arbeitstage, Feiertage eingeschlossen?

NETTOARBEITSTAGE zählt die Tage von Montag bis Freitag zwischen zwei Daten, beide Grenzen eingeschlossen, abzüglich der angegebenen Feiertage. Vom 2. bis 30. November 2026 sind das 21 Arbeitstage. ARBEITSTAG macht das Umgekehrte: Es liefert das Datum nach n Arbeitstagen.

Das dritte Argument, die Feiertagsliste, ist optional. Es wird am häufigsten vergessen und kostet am meisten. Laut DGB gelten in Deutschland 9 Feiertage in allen 16 Bundesländern; je nach Land sind es insgesamt 10 bis 12, in Teilen Bayerns bis zu 14.

2027 fallen 5 der 9 bundesweiten Feiertage auf einen Werktag. Ohne Feiertagsliste liegt eine Arbeitstagezählung über das Jahr also um mindestens 5 Tage daneben, je nach Bundesland mehr. Hier die bundesweiten Feiertage zum Einfügen in ein Blatt „Feiertage“, das Sie als Feiertage benennen (Formeln › Namen definieren); ergänzen Sie die Ihres Bundeslands:

Wenn Ihre Arbeitswoche nicht von Montag bis Freitag geht, nutzen Sie die .INTL-Versionen. Laut Microsoft steht der Code 11 für ein Wochenende nur am Sonntag, und eine Zeichenfolge aus sieben Zeichen beschreibt jede Woche: "0000011" macht Samstag und Sonntag frei, "0000001" nur den Sonntag. Ein Laden, der von Dienstag bis Samstag öffnet, schreibt sich "1000001".

Wie berechnet man Betriebszugehörigkeit oder Alter?

DATEDIF berechnet den Abstand zwischen zwei Daten in vollen Jahren, Monaten oder Tagen. Bei einem Eintritt am 15. März 2019 liefert =DATEDIF(A2;B2;"Y") am 4. November 2026 7 Jahre und =DATEDIF(A2;B2;"YM") die restlichen 7 Monate.

Zwei Fallen. Laut Dokumentation von Microsoft wird die Einheit "MD" „nicht empfohlen, da es bekannte Einschränkungen gibt“; sie kann ein negatives, ein Null- oder ein ungenaues Ergebnis liefern. Und liegt das Startdatum nach dem Enddatum, gibt DATEDIF den Fehler #ZAHL! zurück. Für eine Angabe im Klartext kombinieren Sie: =DATEDIF(A2;B2;"Y")&" Jahre und "&DATEDIF(A2;B2;"YM")&" Monate".

Welche häufigen Fehler sollte man vermeiden?

Die meisten Datumsfehler kommen nicht von den Formeln, sondern von den Daten: als Text eingegebene Daten, gemischte Formate, vergessene Feiertage. Fünf kommen oft vor:

1. Daten als Text nach dem Kopieren: linksbündig, sie lassen sich weder sortieren noch berechnen.
2. Das US-Format: 11/04/2026 wird je nach Ländereinstellung als 4. November oder 11. April gelesen. Geben Sie besser 2026-11-04 ein, das überall verstanden wird.
3. Die fehlende Feiertagsliste in ARBEITSTAG und NETTOARBEITSTAGE.
4. Eine HEUTE-Formel, wo ein festes Datum nötig ist: Das Mahndatum „wandert“ jeden Tag.
5. Die Einheit "MD" von DATEDIF, die am Monatsende falsche Ergebnisse liefert.

Und wenn die Datei nicht mehr reicht?

Eine Formel berechnet eine Frist, aber sie benachrichtigt niemanden. Die Tabelle zeigt „Überfällig“ in Rot, vorausgesetzt, jemand öffnet die Datei. Und sobald mehrere Personen sie bearbeiten, kommen als Text eingegebene Daten und überschriebene Formeln zurück. Es ist dieselbe Grenze, die unser Leitfaden zur Lagerverwaltung in Excel beschreibt.

Die eigentliche Frage lautet oft nicht „welche Formel?“, sondern „wer muss wann Bescheid wissen?“. Eine nützliche Frist löst eine Aktion aus: eine E-Mail an den Kunden drei Tage vorher, eine Meldung an den Verantwortlichen am Stichtag.

In Rangee nimmt ein Datumsfeld keinen Text an, und Formeln erledigen dieselben Berechnungen: WORKDAY({Start}, 10, feiertage) für ein Datum in Arbeitstagen, WORKDAY_DIFF zum Zählen, DATETIME_DIFF für einen Abstand, IS_BEFORE({Fälligkeit}, TODAY()) um einen Verzug zu erkennen. Eine geplante Automatisierung kann dann jeden Morgen eine E-Mail zu den Fristen des Tages senden. Unser Vergleich europäischer Airtable-Alternativen ordnet Rangee unter den anderen No-Code-Datenbanken ein.

Wenn Sie aus einer Fristenliste ein Tool machen möchten, das selbst erinnert, treten Sie der Beta von Rangee bei: Der Free-Tarif läuft nicht ab, und Leser zahlen nie.