Excel Dashboard erstellen: vom ersten Diagramm zur Aktualisierung

Ein Excel-Dashboard passt auf einen Bildschirm und beantwortet eine einfache Frage: Wo stehen wir? Wer ein Excel Dashboard erstellen will, geht in drei Schritten vor. Zuerst saubere Daten in einer Tabelle, dann einige gut gewählte Kennzahlen, schließlich eine Anzeige, die sich in zehn Sekunden erfassen lässt. Dieser Leitfaden folgt diesen Schritten mit den Menünamen des deutschen Excel, so wie sie im Microsoft Support stehen.

Um direkt an einer echten Datei mitzuarbeiten, laden Sie unsere kostenlose Excel-Dashboard-Vorlage herunter. Sie enthält zwei Blätter: „Dashboard“ mit den Kennzahlen und ihren Formeln sowie „Verkauf“ mit 120 Beispielverkäufen. PivotTable und Diagramm fehlen bewusst: Sie fügen sie in den folgenden Schritten selbst hinzu.

Was ist ein Excel-Dashboard?

Ein Excel-Dashboard ist ein Arbeitsblatt, das Rohdaten in wenigen Kennzahlen, Diagrammen und Filtern zusammenfasst. Die Daten selbst enthält es nicht: Es liest sie aus einer Quelltabelle, berechnet sie und zeigt sie an. Sein Zweck ist, Entscheidungen zu ermöglichen, ohne das Datenblatt zu öffnen oder von Hand nachzurechnen.

Ein häufiger Fehler: Daten, Berechnungen und Diagramme stehen am selben Ort. Die Datei funktioniert im ersten Monat, dann verschiebt jede neue Zeile ein Diagramm oder zerstört eine Formel. Besser ist eine Trennung in drei Ebenen:

So können Sie hundert Verkaufszeilen ergänzen, ohne eine Formel anzufassen: Die Formeln lesen die gesamte Tabelle Verkauf.

Excel Dashboard erstellen: Wie bereiten Sie die Daten vor?

Die Daten eines Dashboards gehören in eine Liste: eine Zeile pro Ereignis (ein Verkauf, ein Auftrag, ein Einsatz), eine Spalte pro Information, eine einzige Kopfzeile. Wandeln Sie diesen Bereich anschließend mit Strg+T in eine Excel-Tabelle um. Formeln, die auf diese Tabelle verweisen, berücksichtigen dann jede neue Zeile.

Die Regeln für ein sauberes Datenblatt

Microsoft nennt Voraussetzungen, um Daten mit einer PivotTable auszuwerten. Nötig sind Spalten mit einer einzigen Kopfzeile, ohne leere Zeilen oder Spalten (Microsoft Support, „Erstellen einer PivotTable“). Dieselbe Seite rät, in einer Spalte keine Datentypen zu mischen. Prüfen Sie daher drei Punkte, bevor Sie die Tabelle anlegen:

• Keine leeren Zeilen oder Spalten mitten in den Daten.
• Ein Datentyp pro Spalte: echte Datumswerte in „Datum“, Zahlen ohne Einheit in „Betrag netto“. Schreiben Sie 1250, nicht „1.250 € netto“; die Einheit gehört in den Spaltennamen.
• Einheitlich erfasste Werte: „Julia Becker“ und „J. Becker“ ergeben zwei verschiedene Vertriebsmitarbeiter.

Als Tabelle formatieren und die Tabelle benennen

Klicken Sie in eine Zelle der Daten und drücken Sie Strg+T, oder wählen Sie Einfügen, Tabelle. Bestätigen Sie im Dialog „Tabelle erstellen“ den Bereich und prüfen Sie, ob „Tabelle hat Überschriften“ aktiviert ist (Microsoft Support, „Einfügen einer Tabelle“). Dieselbe Seite nennt einen zweiten Weg: Start, Als Tabelle formatieren, dann eine Formatvorlage.

Geben Sie der Tabelle danach einen sprechenden Namen. Markieren Sie eine Zelle der Tabelle: Im Menüband erscheint die Registerkarte Tabellenentwurf. Tippen Sie den Namen in das Feld Tabellenname, zum Beispiel „Verkauf“, und drücken Sie die Eingabetaste.

Dieser Name verändert alles Weitere. Statt =SUMME(F2:F121) schreiben Sie =SUMME(Verkauf[Betrag netto]). Microsoft nennt das einen strukturierten Verweis, der sich automatisch anpasst, wenn Sie der Tabelle Zeilen hinzufügen (Microsoft Support, „Verwenden strukturierter Verweise mit Excel-Tabellen“). Bereiche jeden Monat von Hand zu erweitern, entfällt damit.

Die Vorlage wendet diese Regel an. Das Blatt „Verkauf“ enthält eine Tabelle namens Verkauf mit sechs Spalten: Datum, Kunde, Vertrieb, Produkt, Menge, Betrag netto. Die 120 Beispielzeilen reichen von Januar bis Oktober 2026.

Welche Kennzahlen sollten Sie wählen?

Ein lesbares Dashboard zeigt vier bis sechs Kennzahlen (KPIs), nicht zwanzig. Wählen Sie diejenigen, die eine Handlung auslösen, sobald sie sich bewegen. Im Vertriebscontrolling decken Umsatz, Anzahl Verkäufe, durchschnittlicher Auftragswert, laufender Monat, Monatsverlauf und Verteilung pro Vertriebsmitarbeiter das Wesentliche ab.

Ein guter Test: Fragen Sie sich bei jeder Kennzahl, was Sie täten, wenn sie um 20 % fiele. Lautet die Antwort „nichts“, gehört sie nicht an den Seitenanfang. Hier die Kennzahlen der Vorlage und ihr Platz im Blatt „Dashboard“.

Die Bezeichnungen der ersten vier Kennzahlen stehen in D2:D5, neben ihrer Formel. Dieselben Grundsätze gelten für andere Branchen. Ein Fertigungsbetrieb verfolgt eher verspätete Aufträge und die Ausschussquote. Ein Lager verfolgt Artikel unter dem Meldebestand, wie in unserem Leitfaden zur Lagerverwaltung mit Excel.

Wie berechnen Sie die KPIs mit SUMMEWENNS und ZÄHLENWENNS?

SUMMEWENNS summiert eine Spalte und berücksichtigt dabei nur die Zeilen, die eine oder mehrere Bedingungen erfüllen; ZÄHLENWENNS zählt diese Zeilen. Diese beiden Funktionen reichen für fast alle Kennzahlen eines Dashboards. Ihr Vorteil: Es sind Formeln, die sich bei jeder Datenänderung neu berechnen, ganz ohne Aktualisierung.

Die Syntax von SUMMEWENNS

Die Syntax lautet SUMMEWENNS(Summe_Bereich; Kriterien_Bereich1; Kriterien1; [Kriterien_Bereich2; Kriterien2]; …), mit bis zu 127 Paaren aus Bereich und Kriterium (Microsoft Support, „SUMMEWENNS (Funktion)“). Microsoft weist auf die klassische Falle hin: Der Summenbereich ist bei SUMMEWENNS das erste Argument, bei SUMMEWENN dagegen das dritte.

In der Vorlage steht der Titel „Umsatz pro Vertriebsmitarbeiter“ in A18, die Überschriften stehen in A19:C19 und die Namen der Vertriebsmitarbeiter in A20:A23. Den Umsatz der in A20 genannten Person berechnet diese Formel in B20:

=SUMMEWENNS(Verkauf[Betrag netto];Verkauf[Vertrieb];A20)

Die Formel ist bis B23 kopiert, eine Zeile pro Vertriebsmitarbeiter. Für eine zusätzliche Bedingung zum Produkt ergänzen Sie ein Paar ;Verkauf[Produkt];, gefolgt vom Produktnamen in Anführungszeichen.

Umsatz pro Monat, ohne Spalte „Monat“

Viele Dateien ergänzen im Datenblatt eine Spalte „Monat“, um nach Monaten summieren zu können. Das ist unnötig. Die Vorlage setzt den ersten Tag jedes Monats 2026 in A6:A17, unter die Überschriften in A5:B5. In B6 grenzen zwei Bedingungen die Datumswerte ein:

=SUMMEWENNS(Verkauf[Betrag netto];Verkauf[Datum];">="&A6;Verkauf[Datum];"<="&MONATSENDE(A6;0))

MONATSENDE(A6;0) liefert den letzten Tag des Monats aus A6. Die Formel summiert also die Verkäufe vom Ersten bis zum letzten Tag des Monats. Sie ist bis B17 kopiert. Da die Beispieldaten im Oktober enden, zeigen November und Dezember 0, bis Sie Verkäufe hinzufügen.

Umsatz des laufenden Monats

Dasselbe Prinzip, angewandt auf das heutige Datum, ergibt in E5 eine Kennzahl, die sich an jedem Monatsersten von selbst umstellt:

=SUMMEWENNS(Verkauf[Betrag netto];Verkauf[Datum];">="&DATUM(JAHR(HEUTE());MONAT(HEUTE());1);Verkauf[Datum];"<="&MONATSENDE(HEUTE();0))

Achtung: Ab November 2026 zeigt diese Zelle in der Vorlage 0, weil für den Monat keine Beispielverkäufe vorliegen. Sie füllt sich, sobald Sie Ihre eigenen Verkäufe erfassen.

Zählen mit ZÄHLENWENNS

ZÄHLENWENNS funktioniert genauso, nur ohne Summenspalte. Laut Microsoft zählt die Funktion, wie oft alle Kriterien erfüllt sind, ebenfalls mit höchstens 127 Paaren (Microsoft Support, „ZÄHLENWENNS (Funktion)“). In C20 steht die Anzahl der Verkäufe pro Person: =ZÄHLENWENNS(Verkauf[Vertrieb];A20). Für den durchschnittlichen Auftragswert ergänzen Sie in D20 die Formel =B20/C20.

PivotTable und PivotChart: der interaktive Teil

Eine PivotTable fasst eine Tabelle per Drag & Drop zusammen, ganz ohne Formel: Umsatz pro Produkt, Anzahl Verkäufe pro Kunde. Microsoft beschreibt sie als Werkzeug, um Daten zu berechnen, zusammenzufassen und zu analysieren. Auf ihr bauen später Diagramm und Datenschnitte auf. Die Vorlage enthält noch keine: Legen Sie sie in fünf Schritten an.

Warum von der Tabelle Verkauf ausgehen? Die oben zitierte Microsoft-Seite erklärt es: Zeilen, die Sie einer Tabelle hinzufügen, erscheinen nach dem Aktualisieren in der PivotTable.

1. Klicken Sie in die Tabelle Verkauf.
2. Wählen Sie Einfügen, dann PivotTable.
3. Prüfen Sie, ob „Verkauf“ als Quelle eingetragen ist. Wählen Sie Vorhandenes Arbeitsblatt, dann Zelle G2 im Blatt „Dashboard“, und klicken Sie auf OK.
4. Ziehen Sie im Bereich PivotTable-Felder das Feld „Produkt“ in den Bereich Zeilen.
5. Ziehen Sie „Betrag netto“ in den Bereich Werte. Laut Microsoft werden Werte standardmäßig als Summe angezeigt.

Sie erhalten den Umsatz pro Produkt, die einzige Auswertung, die die Formeln der Vorlage nicht abdecken.

Formeln oder PivotTable: Was passt wann?

Die beiden Werkzeuge ergänzen sich. Formeln sind präzise und immer aktuell; die PivotTable ist schnell gebaut und lässt sich mit einem Klick filtern.

Die Vorlage folgt dieser Aufteilung: Die Kennzahlen sind Formeln, die filterbaren Details liefert Ihre PivotTable.

Ein PivotChart hinzufügen

Ein PivotChart ist ein Diagramm, das mit einer PivotTable verbunden ist. Klicken Sie in die PivotTable, wählen Sie Einfügen, PivotChart, und wählen Sie einen Diagrammtyp (Microsoft Support, „Erstellen eines PivotCharts“). Auf dem Mac muss laut derselben Seite zuerst die PivotTable bestehen. Dort sind nur vier Typen kompatibel: Säule, Linie, Kreis und Netz.

Für den Vergleich von Produkten genügen Säulen oder Balken: Der Abstand ist auf einen Blick erkennbar. Verzichten Sie auf 3D-Effekte, denn sie verzerren die Proportionen. Platzieren Sie das Diagramm unter der PivotTable, rechts neben den Kennzahlen.

Datenschnitte und Zeitachsen: mit einem Klick filtern

Datenschnitte sind Filterschaltflächen auf dem Arbeitsblatt; die Zeitachse ist ein Schieberegler für Datumswerte. Mit mehreren PivotTables verbunden, filtern sie mit einem Klick alle abhängigen Diagramme: nach Vertriebsmitarbeiter, Produkt oder Quartal. Erst damit wird ein Excel-Dashboard interaktiv.

Einen Datenschnitt einfügen

Klicken Sie in die PivotTable und wählen Sie auf der Registerkarte Einfügen die Option Datenschnitt. Aktivieren Sie im Dialog „Datenschnitte einfügen“ die Felder „Vertrieb“ und „Produkt“ und klicken Sie auf OK (Microsoft Support, „Verwenden von Datenschnitten zum Filtern von Daten“). Platzieren Sie die Datenschnitte oberhalb der PivotTable.

Soll ein Datenschnitt eine weitere PivotTable steuern, markieren Sie ihn und wählen auf der Registerkarte Datenschnitt die Option Berichtsverbindungen. Aktivieren Sie dort die betroffenen PivotTables. Microsoft nennt eine Bedingung: Die PivotTables müssen dieselbe Datenquelle nutzen. Legen Sie daher alle auf Basis der Tabelle Verkauf an.

Eine Zeitachse einfügen

Um nach Zeitraum zu filtern, verwenden Sie eine Zeitachse. Klicken Sie in die PivotTable, um die PivotTable-Tools einzublenden. Wählen Sie dann Analysieren, Zeitachse einfügen, und aktivieren Sie „Datum“. Die Zeitachse filtert nach Jahren, Quartalen, Monaten oder Tagen (Microsoft Support, „Erstellen einer PivotTable-Zeitachse zum Filtern von Datumswerten“). Über Optionen, Berichtsverbindungen filtert sie auch mehrere PivotTables derselben Quelle.

Eine Grenze sollten Sie kennen: Ein Datenschnitt oder eine Zeitachse filtert nur die damit verbundenen PivotTables. Die SUMMEWENNS-Formeln der Vorlage lesen weiterhin die gesamte Tabelle Verkauf. Nennen Sie unter jeder Kennzahl den Zeitraum („2026“), um Missverständnisse zu vermeiden.

Das Dashboard auf einem Bildschirm anordnen

Ein Dashboard liest sich wie eine Zeitungsseite: das Wichtigste oben links, die Details unten. Setzen Sie die vier Hauptkennzahlen als Kacheln in eine Zeile, das Verlaufsdiagramm in die Mitte, die Verteilung rechts oder darunter und die Filter darüber. Alles sollte ohne Scrollen auf einen Bildschirm passen.

Einige Layoutregeln machen den Unterschied:

• Kacheln mit ihrem Zeitraum („2026“, „November“), die Zahl groß darunter.
• Eine Akzentfarbe, nicht fünf. Grau für den Kontext, Farbe für das, was den Blick lenken soll.
• Gerundete Zahlen: „48,2 Tsd. €“ liest sich in einer Kachel schneller als „48.213,57 €“.
• Eine Zeile „Stand:“ mit dem Datum der letzten Aktualisierung.

Wie halten Sie die Datei aktuell?

Die Formeln mit SUMMEWENNS und ZÄHLENWENNS aktualisieren sich selbst, sobald eine Zeile zur Tabelle Verkauf hinzukommt. Für PivotTables und ihre Diagramme gilt das nicht: Wählen Sie Daten, Alle aktualisieren, oder drücken Sie Strg+Alt+F5. Ohne diesen Schritt zeigen die PivotTables Zahlen, die hinter den Formeln zurückliegen.

Microsoft dokumentiert beide Tastenkombinationen: Strg+Alt+F5 aktualisiert alle Daten der Arbeitsmappe, Alt+F5 nur die Auswahl (Microsoft Support, „Aktualisieren einer externen Datenverbindung in Excel“). Damit nichts vergessen wird, stellen Sie jede PivotTable entsprechend ein: PivotTable-Analyse, Optionen, Registerkarte Daten, „Aktualisieren beim Öffnen der Datei“.

Bleibt die eigentliche Frage: Woher kommen die neuen Zeilen? Oft exportiert jemand eine Datei aus dem Rechnungsprogramm oder dem CRM und fügt sie in das Blatt „Verkauf“ ein. Hier der typische Ablauf und das Risiko bei jedem Schritt:

Excel kann einen Teil dieser Arbeit abnehmen, wenn die Daten über eine Verbindung kommen, etwa über eine Power-Query-Abfrage. Dieselbe Microsoft-Seite beschreibt zwei Einstellungen in den Verbindungseigenschaften, Registerkarte Verwendung. Die erste aktualisiert beim Öffnen der Datei, die zweite alle N Minuten. Nötig sind aber eine erreichbare Quelle und jemand, der die Abfrage pflegt, wenn sich der Export ändert.

Wie teilen Sie ein Excel-Dashboard?

Für die Arbeit mehrerer Personen an derselben Arbeitsmappe bietet Excel die gemeinsame Dokumenterstellung. Die Datei liegt auf OneDrive oder SharePoint Online und wird über die Schaltfläche Teilen freigegeben. Das setzt ein Microsoft-365-Abonnement voraus; wer keine kompatible Version hat, kann im Browser bearbeiten. Sonst bleibt der Versand per E-Mail, eine Kopie pro Empfänger.

Microsoft beschreibt die Voraussetzungen im Detail (Microsoft Support, „Gleichzeitiges Arbeiten an Excel-Arbeitsmappen mit der gemeinsamen Dokumenterstellung“). Die Datei muss im Format .xlsx, .xlsm oder .xlsb vorliegen, auf OneDrive, OneDrive for Business oder SharePoint Online. Lokale SharePoint-Websites werden nicht unterstützt. Öffnet jemand die Datei mit einer Version ohne gemeinsame Dokumenterstellung, sehen die anderen die Meldung „Datei gesperrt“.

Standardmäßig können alle Empfänger bearbeiten. Für einen Leser, der nur einsehen soll, deaktivieren Sie beim Teilen „Kann bearbeiten“. Wer was geändert hat, zeigt Überprüfen, Änderungen anzeigen, für die letzten 365 Tage (Microsoft Support, „Anzeigen von Änderungen in einer Arbeitsmappe“).

Ein Punkt wird oft unterschätzt: Wer die Arbeitsmappe teilt, teilt alle ihre Blätter. Die Geschäftsführung, die nur vier Kacheln sehen sollte, sieht auch jeden einzelnen Verkauf im Blatt „Verkauf“.

Wo stößt ein Excel-Dashboard an seine Grenzen?

Excel ist ein sehr gutes Werkzeug, um allein ein Dashboard auf vertrauten Daten zu bauen. Die Grenzen zeigen sich, wenn mehrere Personen Daten erfassen, andere mitlesen wollen und die Daten aus anderen Systemen stammen. Dann liegt das Problem nicht mehr in der Formel, sondern in der Organisation rund um die Datei.

Das Excel-Dashboard ist oft der erste Prototyp eines Teamwerkzeugs. Es zeigt, welche Zahlen zählen und in welcher Form. Gerade sein Erfolg macht seine Grenzen sichtbar, nicht sein Scheitern. Diese Anzeichen sprechen für einen Wechsel:

Füllen und lesen Sie die Datei allein, betrifft Sie nichts davon: Bleiben Sie bei Excel. Beschreiben zwei Zeilen dieser Tabelle Ihre Lage, ist der Rest dieses Artikels für Sie.

Ein Dashboard, das sich selbst aktualisiert

Ein gemeinsames Dashboard liest direkt aus gemeinsamen Daten statt aus einer Kopie, die in eine Datei eingefügt wurde. Jede Eingabe, per Formular oder direkt in der Base, erscheint in den Zahlen und Diagrammen. Es gibt keine Datei mehr zu versenden: Leser öffnen einen Link und sehen den aktuellen Stand.

Das ist das Prinzip einer No-Code-Datenbank wie Rangee, die wir entwickeln. Die Verkäufe liegen in einer Tabelle, die mehrere Bearbeiter füllen. Das Dashboard ist ein Interface aus Blöcken (Kennzahlen, Diagramme, Listen) über dieser Tabelle. Jeder Leser sieht nur die Interface-Seiten, die mit ihm geteilt wurden.

Von der bestehenden Excel-Datei ausgehen

Die Arbeit in Excel ist nicht verloren. Der intelligente Import von Rangee liest eine Excel-Datei und macht daraus eine Base und ein Interface, passend zu ihrem Zweck: Dashboards, Listen, Detailseiten. Das KI-Modell erhält nur das Profil der Datei: Spaltennamen, Typen und höchstens zehn Beispielwerte. Die ganze Datei erhält es nie, und es läuft in der Europäischen Union.

Mit unserer Vorlage wird das Blatt „Verkauf“ zu einer Tabelle Verkauf mit sechs Feldern. Die 120 Beispielzeilen passen in den Free-Plan, der auf 500 Datensätze pro Base begrenzt ist (zu den Preisen).

Das Aggregationsfeld, das Gegenstück zu SUMMEWENNS zwischen Tabellen

In der Excel-Vorlage ist der Umsatz pro Vertriebsmitarbeiter eine Spalte mit SUMMEWENNS-Formeln, eine pro Name. In Rangee nimmt dieselbe Idee die Form eines Aggregationsfelds an. In einer Tabelle Vertriebsteam summiert ein Feld „Umsatz 2026“ die Beträge aus der Tabelle Verkauf. Es berücksichtigt nur die Verkäufe dieser Person aus dem Jahr 2026.

Das Aggregationsfeld berechnet Summen, Durchschnitte oder Anzahlen zwischen zwei Tabellen, ohne Verknüpfungstabelle und ohne Zwischenspalte. Es erspart die Tabellen „Monat“ oder „Jahr“, die man oft anlegen muss, um Daten zu gruppieren. Die Diagramme und Kennzahlen des Interfaces gruppieren ihrerseits direkt nach Zeitraum (Jahr, Quartal, Monat, Woche, Tag) oder nach Wert.

Was sich gegenüber Excel ändert

Zum Preis: Der Free-Plan läuft nicht ab und bietet dieselben Funktionen wie die anderen Pläne, mit geringeren Mengen. Das sind eine Base, 500 Datensätze und fünf Interfaces. Der Pro-Plan kostet 5 € pro Bearbeiter und Monat, und nur Bearbeiter werden berechnet. Zur Einordnung lesen Sie unseren Vergleich von No-Code-Datenbanken und unsere Übersicht der Preise pro Nutzer.

Rangee ersetzt Excel nicht überall. Für eine einmalige Analyse, eine Simulation oder eine Finanzrechnung bleibt die Tabellenkalkulation flexibler. Rangee passt, wenn mehrere Personen das Dashboard füllen und andere es lesen.

Excel oder Datenbank: Wie entscheiden Sie?

Bleiben Sie bei Excel, wenn Sie allein Daten erfassen, sich die Daten einmal im Monat ändern und das Dashboard in der Besprechung gelesen wird. Wechseln Sie zu einer Datenbank, wenn mehrere Personen erfassen, andere ohne Bearbeitung mitlesen oder Sie jede Woche Daten kopieren.

Ein letztes, oft vergessenes Kriterium ist die Zeit für die Aktualisierung. Notieren Sie, wie viele Minuten Export, Einfügen und Aktualisieren jeden Monat dauern. Vergleichen Sie diese Zeit dann mit dem Preis eines Tools.

Beginnen Sie in jedem Fall mit Excel. Die kostenlose Dashboard-Vorlage spart Ihnen die erste Stunde: Beispieldaten, Kennzahlen und Formeln sind fertig. Fügen Sie PivotTable, Diagramm und Datenschnitt nach den obigen Schritten hinzu. Sie merken schnell, ob Ihr Dashboard eine Datei bleiben soll.

Soll es eines Tages zum Teamwerkzeug werden, importieren Sie dieselbe Datei in Rangee: Base und Dashboard entstehen aus Ihren Spalten. Rangee kostenlos testen: Der Free-Plan läuft nicht ab.