Dashboard en Excel: del primer gráfico a la actualización

Un dashboard en Excel cabe en una pantalla y responde a una pregunta sencilla: ¿cómo vamos? Se construye en tres pasos. Primero, datos limpios en una tabla; después, unos pocos indicadores bien elegidos; por último, una visualización que se lee en diez segundos. Esta guía sigue esos pasos con los nombres de menú del Excel en español, tal como aparecen en el soporte técnico de Microsoft.

Para seguirla sobre un archivo real, descargue nuestra plantilla de dashboard en Excel gratuita. Tiene dos hojas: «Cuadro de mando», con los indicadores y sus fórmulas, y «Ventas», con 120 ventas de ejemplo. No incluye ninguna tabla dinámica ni ningún gráfico: los añadirá usted siguiendo los pasos de esta guía.

¿Qué es un dashboard en Excel?

Un dashboard en Excel, o cuadro de mando, es una hoja que resume datos en bruto en unos pocos indicadores, gráficos y filtros. No contiene los datos: los lee de una tabla de origen, los calcula y los muestra. Su objetivo es decidir sin abrir la hoja de datos ni recalcular a mano.

Un error habitual es poner los datos, los cálculos y los gráficos en el mismo sitio. El archivo funciona el primer mes; luego, cada fila nueva desplaza un gráfico o rompe una fórmula. Es mejor separar tres capas:

Así puede añadir cien filas de ventas sin tocar las fórmulas: leen la tabla Ventas completa.

¿Cómo preparar los datos?

Los datos de un dashboard deben organizarse como una lista: una fila por suceso (una venta, un pedido, una intervención), una columna por dato y una sola fila de encabezado. Después, convierta ese rango en una tabla de Excel con Ctrl+T. Las fórmulas que hacen referencia a esa tabla incluirán cada fila nueva.

Las reglas de una hoja de datos limpia

Microsoft fija unas condiciones para analizar datos con una tabla dinámica. Hacen falta columnas con una sola fila de encabezado, sin filas ni columnas vacías (soporte técnico de Microsoft, «Crear una tabla dinámica»). La misma página aconseja no mezclar tipos de datos en una columna. En la práctica, compruebe tres puntos antes de crear la tabla:

• Ninguna fila ni columna vacía en medio de los datos.
• Un solo tipo por columna: fechas reales en «Fecha», números sin unidad en «Importe sin IVA». Escriba 1250, no «1.250 € sin IVA»; la unidad va en el nombre de la columna.
• Valores escritos siempre igual: «Lucía Martín» y «L. Martín» cuentan como dos comerciales.

Dar formato de tabla y ponerle nombre

Haga clic en una celda de los datos y pulse Ctrl+T, o elija Insertar, Tabla. En el cuadro «Crear tabla», confirme el rango y compruebe que la casilla «La tabla tiene encabezados» está marcada (soporte técnico de Microsoft, «Insertar una tabla»). La misma página indica otra vía: Inicio, Dar formato como tabla y, a continuación, un estilo.

Después, dé a la tabla un nombre claro. Seleccione una celda de la tabla: en la cinta aparece la pestaña Diseño de tabla. Escriba el nombre en el cuadro Nombre de la tabla, por ejemplo «Ventas», y pulse Intro.

Ese nombre lo cambia todo a partir de aquí. En lugar de escribir =SUMA(F2:F121), escribirá =SUMA(Ventas[Importe sin IVA]). Microsoft lo llama referencia estructurada, y se ajusta automáticamente cuando añade filas a la tabla (soporte técnico de Microsoft, «Usar referencias estructuradas con las tablas de Excel»). Se acabó ampliar los rangos a mano cada mes.

La plantilla aplica esta regla. La hoja «Ventas» contiene una tabla llamada Ventas con seis columnas: Fecha, Cliente, Comercial, Producto, Cantidad e Importe sin IVA. Sus 120 filas de ejemplo van de enero a octubre de 2026.

¿Qué indicadores elegir?

Un dashboard legible muestra de cuatro a seis indicadores clave (KPI), no veinte. Elija los que llevan a actuar cuando se mueven. Para un seguimiento comercial, bastan la facturación, el número de ventas, el ticket medio, la facturación del mes en curso, la evolución mensual y el reparto por comercial.

Una buena prueba: para cada indicador, pregúntese qué haría si bajara un 20 %. Si la respuesta es «nada», no merece estar en lo alto de la página. Estos son los indicadores de la plantilla y su sitio en la hoja «Cuadro de mando».

Las etiquetas de los cuatro primeros indicadores están en D2:D5, junto a su fórmula. Los mismos principios sirven para otros sectores. Un taller seguirá más bien los pedidos con retraso y la tasa de rechazo. Un almacén seguirá los artículos por debajo del punto de pedido, como en nuestra guía de control de inventario en Excel.

¿Cómo calcular los KPI con SUMAR.SI.CONJUNTO y CONTAR.SI.CONJUNTO?

SUMAR.SI.CONJUNTO suma una columna teniendo en cuenta solo las filas que cumplen una o varias condiciones; CONTAR.SI.CONJUNTO cuenta esas filas. Estas dos funciones bastan para casi todos los indicadores de un dashboard. Su ventaja: son fórmulas, que se recalculan en cuanto cambia un dato, sin necesidad de actualizar nada.

La sintaxis de SUMAR.SI.CONJUNTO

La sintaxis es SUMAR.SI.CONJUNTO(rango_suma; rango_criterios1; criterios1; [rango_criterios2; criterios2]; …), con hasta 127 pares de rango y criterio (soporte técnico de Microsoft, «Función SUMAR.SI.CONJUNTO»). Microsoft advierte de la trampa clásica: el rango que se suma es el primer argumento de SUMAR.SI.CONJUNTO, pero el tercero de SUMAR.SI.

En la plantilla, el título «Facturación por comercial» está en A18, los encabezados en A19:C19 y los nombres de los comerciales en A20:A23. La facturación del comercial indicado en A20 se escribe así, en B20:

=SUMAR.SI.CONJUNTO(Ventas[Importe sin IVA];Ventas[Comercial];A20)

La fórmula se copia hasta B23, una fila por comercial. Para añadir una condición sobre el producto, añada un par ;Ventas[Producto]; seguido del nombre del producto entre comillas.

La facturación por mes, sin columna «Mes»

Muchos archivos añaden una columna «Mes» a la hoja de datos para poder sumar por mes. No hace falta. La plantilla coloca el primer día de cada mes de 2026 en A6:A17, bajo los encabezados A5:B5. En B6, dos condiciones acotan las fechas:

=SUMAR.SI.CONJUNTO(Ventas[Importe sin IVA];Ventas[Fecha];">="&A6;Ventas[Fecha];"<="&FIN.MES(A6;0))

FIN.MES(A6;0) devuelve el último día del mes de la fecha de A6. La fórmula suma, por tanto, las ventas del día 1 al último día del mes. Se copia hasta B17. Como los datos de ejemplo terminan en octubre, los meses de noviembre y diciembre muestran 0 hasta que añada ventas.

La facturación del mes en curso

El mismo principio, aplicado a la fecha de hoy, da en E5 un indicador que cambia solo cada día 1 de mes:

=SUMAR.SI.CONJUNTO(Ventas[Importe sin IVA];Ventas[Fecha];">="&FECHA(AÑO(HOY());MES(HOY());1);Ventas[Fecha];"<="&FIN.MES(HOY();0))

Atención: a partir de noviembre de 2026, esta celda muestra 0 en la plantilla, porque no hay ventas de ejemplo en ese mes. Se rellena en cuanto introduzca sus propias ventas.

Contar con CONTAR.SI.CONJUNTO

CONTAR.SI.CONJUNTO funciona igual, sin columna que sumar. Microsoft precisa que cuenta el número de veces que se cumplen todos los criterios, también con 127 pares como máximo (soporte técnico de Microsoft, «Función CONTAR.SI.CONJUNTO»). En C20, el número de ventas del comercial se escribe =CONTAR.SI.CONJUNTO(Ventas[Comercial];A20). Para su ticket medio, añada en D20 la fórmula =B20/C20.

Tabla dinámica y gráfico: la parte interactiva

Una tabla dinámica resume una tabla con unos pocos arrastres, sin fórmulas: facturación por producto, número de ventas por cliente. Microsoft la describe como una herramienta capaz de calcular, resumir y analizar datos. Es la que sostendrá el gráfico y las segmentaciones. La plantilla no incluye ninguna: créela en cinco pasos.

¿Por qué partir de la tabla Ventas? La página de Microsoft citada antes lo explica: las filas añadidas a una tabla se incluyen en la tabla dinámica cuando usted actualiza.

1. Haga clic en la tabla Ventas.
2. Elija Insertar y, después, Tabla dinámica.
3. Compruebe que el origen es «Ventas». Elija Hoja de cálculo existente, después la celda G2 de la hoja «Cuadro de mando», y Aceptar.
4. En la lista de campos, arrastre «Producto» al área Filas.
5. Arrastre «Importe sin IVA» al área Valores. Microsoft indica que los valores se muestran como suma de forma predeterminada.

Obtendrá la facturación por producto, el único eje que no cubren las fórmulas de la plantilla.

Fórmulas o tabla dinámica: ¿cuál elegir?

Las dos herramientas se complementan. Las fórmulas son precisas y están siempre al día; la tabla dinámica se construye rápido y se filtra con un clic.

La plantilla sigue este reparto: los indicadores son fórmulas, y el detalle filtrable será su tabla dinámica.

Añadir un gráfico dinámico

Un gráfico dinámico es un gráfico vinculado a una tabla dinámica. Haga clic en la tabla dinámica, elija Insertar, Gráfico dinámico y seleccione un gráfico (soporte técnico de Microsoft, «Crear un gráfico dinámico»). En Mac, según la misma página, primero hay que crear la tabla dinámica. Allí solo son compatibles cuatro tipos: columnas, líneas, circular y radial.

Para comparar productos, basta un gráfico de columnas o de barras: la diferencia se ve de un vistazo. Evite los efectos 3D, que deforman las proporciones. Coloque el gráfico bajo la tabla dinámica, a la derecha de los indicadores.

Segmentación de datos y escalas de tiempo: filtrar con un clic

Las segmentaciones de datos son botones de filtro colocados en la hoja; la escala de tiempo es un control deslizante de fechas. Conectadas a varias tablas dinámicas, filtran con un solo clic todos los gráficos que dependen de ellas: un comercial, un producto, un trimestre. Es lo que hace interactivo un dashboard en Excel.

Insertar una segmentación de datos

Haga clic en la tabla dinámica y, en la pestaña Insertar, seleccione Segmentación de datos. En el cuadro «Insertar segmentación de datos», marque «Comercial» y «Producto», y pulse Aceptar (soporte técnico de Microsoft, «Usar la segmentación de datos para filtrar datos»). Coloque las segmentaciones encima de la tabla dinámica.

Para que una segmentación controle otra tabla dinámica, selecciónela y vaya a la pestaña Segmentación, Conexiones de informe. Marque después las tablas correspondientes. Microsoft impone una condición: las tablas dinámicas deben compartir el mismo origen de datos. Créelas todas, por tanto, a partir de la tabla Ventas.

Insertar una escala de tiempo

Para filtrar por periodo, utilice una escala de tiempo. Haga clic en la tabla dinámica para mostrar las Herramientas de tabla dinámica y elija Analizar, Insertar escala de tiempo. Marque «Fecha». Filtra por años, trimestres, meses o días (soporte técnico de Microsoft, «Crear una escala de tiempo de tabla dinámica»). Una misma escala de tiempo puede filtrar varias tablas dinámicas del mismo origen, desde Opciones, Conexiones de informe.

Un límite que conviene conocer: una segmentación o una escala de tiempo solo filtra las tablas dinámicas conectadas a ella. Las fórmulas SUMAR.SI.CONJUNTO de la plantilla siguen leyendo toda la tabla Ventas. Indique el periodo bajo cada indicador («2026») para evitar malentendidos.

Organizar el dashboard en una pantalla

Un dashboard se lee como la portada de un periódico: lo más importante arriba a la izquierda, el detalle abajo. Coloque los cuatro indicadores clave en mosaicos sobre una misma fila y el gráfico de evolución en el centro. Ponga el reparto a la derecha o debajo, y los filtros encima. Todo debe caber en una pantalla sin desplazarse.

Algunas reglas de diseño marcan la diferencia:

• Mosaicos con su periodo («2026», «noviembre») y la cifra en grande.
• Un color de acento, no cinco. El gris para el contexto, el color para lo que debe llamar la atención.
• Cifras redondeadas: «48,2 mil €» se lee más rápido que «48.213,57 €» en un mosaico.
• Una línea «Actualizado el» con la fecha de la última actualización.

¿Cómo actualizar el archivo?

Las fórmulas SUMAR.SI.CONJUNTO y CONTAR.SI.CONJUNTO se actualizan solas en cuanto se añade una fila a la tabla Ventas. Las tablas dinámicas y sus gráficos, no: hay que elegir Datos, Actualizar todo, o pulsar Ctrl+Alt+F5. Sin este paso, las tablas dinámicas muestran cifras atrasadas respecto a las fórmulas.

Microsoft documenta los dos atajos: Ctrl+Alt+F5 actualiza todos los datos del libro, y Alt+F5 solo la selección (soporte técnico de Microsoft, «Actualizar una conexión de datos externos en Excel»). Para reducir los olvidos, configure cada tabla dinámica: Analizar tabla dinámica, Opciones, pestaña Datos, «Actualizar al abrir el archivo».

Queda la verdadera pregunta: ¿de dónde salen las filas nuevas? A menudo, alguien exporta un archivo desde el programa de facturación o el CRM y lo pega en la hoja «Ventas». Este es el ciclo típico, con su riesgo en cada paso:

Excel puede ahorrar parte de este trabajo cuando los datos llegan por una conexión, por ejemplo una consulta de Power Query. La misma página de Microsoft describe dos ajustes en las propiedades de la conexión, pestaña Uso. El primero actualiza al abrir el archivo; el segundo, cada N minutos. Aun así, hace falta un origen accesible y alguien que mantenga la consulta cuando cambie la exportación.

¿Cómo compartir un dashboard en Excel?

Para trabajar varias personas en el mismo libro, Excel ofrece la coautoría: el archivo se guarda en OneDrive o SharePoint Online y se comparte con el botón Compartir. Requiere una suscripción a Microsoft 365; quien no tenga una versión compatible puede editar en el navegador. Si no, queda el envío por correo electrónico, con una copia por destinatario.

Microsoft detalla las condiciones (soporte técnico de Microsoft, «Colaborar en libros de Excel al mismo tiempo con la coautoría»). El archivo debe estar en formato .xlsx, .xlsm o .xlsb, en OneDrive, OneDrive para la Empresa o SharePoint Online. Los sitios locales de SharePoint no son compatibles. Si alguien abre el archivo con una versión sin coautoría, los demás ven el mensaje «Archivo bloqueado».

De forma predeterminada, todos los destinatarios pueden editar. Para un lector que solo debe consultar, desmarque «Puede editar» al compartir. Para saber quién ha cambiado qué, utilice Revisar, Mostrar cambios, que abarca los últimos 365 días (soporte técnico de Microsoft, «Mostrar los cambios realizados en un libro»).

Hay un punto que a menudo se subestima: compartir el libro es compartir todas sus hojas. El director que solo debía ver cuatro mosaicos accede también a cada venta de la hoja «Ventas».

¿Dónde llega a su límite un dashboard en Excel?

Excel es una herramienta muy buena para construir un dashboard en solitario, con datos que uno controla. Sus límites aparecen cuando varias personas introducen datos, otras quieren consultarlos y los datos vienen de otro sitio. En ese punto, el problema ya no es la fórmula: es la organización en torno al archivo.

El dashboard en Excel suele ser el primer prototipo de una herramienta de equipo. Demuestra qué cifras importan y en qué forma. Es su éxito, no su fracaso, lo que deja ver sus límites. Estas son las señales de que ha llegado el momento de cambiar:

Si es usted la única persona que rellena el archivo y lo lee, nada de esto le afecta: siga con Excel. Si se reconoce en dos filas de la tabla, el resto de este artículo es para usted.

Pasar a un dashboard que se actualiza solo

Un dashboard compartido lee directamente unos datos comunes, en lugar de una copia pegada en un archivo. Cada registro introducido, mediante formulario o en la base, aparece en las cifras y los gráficos. Ya no hay archivo que enviar: los lectores abren un enlace y ven la situación del momento.

Es el principio de una base de datos no-code como Rangee, que desarrollamos nosotros. Las ventas están en una tabla que rellenan varios editores. El dashboard es una interfaz montada con bloques (cifras clave, gráficos, listas) sobre esa tabla. Cada lector solo ve las páginas de interfaz compartidas con él.

Partir del archivo de Excel existente

El trabajo hecho en Excel no se pierde. La importación inteligente de Rangee lee un archivo de Excel y lo convierte en una base y una interfaz adaptadas a su uso: dashboards, listas, fichas. El modelo de IA solo recibe el perfil del archivo: nombres de columnas, tipos y un máximo de diez valores de ejemplo. Nunca recibe el archivo completo, y se ejecuta en la Unión Europea.

Con nuestra plantilla, la hoja «Ventas» se convierte en una tabla Ventas de seis campos. Las 120 filas de ejemplo caben en el plan Free, limitado a 500 registros por base (ver los precios).

El campo de agregación, el equivalente de SUMAR.SI.CONJUNTO entre tablas

En la plantilla de Excel, la facturación por comercial es una columna de fórmulas SUMAR.SI.CONJUNTO, una por nombre. En Rangee, la misma idea toma la forma de un campo de agregación. En una tabla Comerciales, un campo «Facturación 2026» suma los importes de la tabla Ventas. Solo tiene en cuenta las ventas de ese comercial fechadas en 2026.

El campo de agregación calcula totales, medias o recuentos entre dos tablas, sin tabla de unión ni columna intermedia. Evita las tablas «Mes» o «Año» que a menudo hay que crear para agrupar datos. Los gráficos y las cifras clave de la interfaz, por su parte, agrupan directamente por periodo (año, trimestre, mes, semana, día) o por valor.

Qué cambia respecto a Excel

En cuanto al precio, el plan Free no caduca y da acceso a las mismas funciones que los demás planes, con volúmenes reducidos: una base, 500 registros y cinco interfaces. El plan Pro cuesta 5 € por editor y mes, y solo se facturan los editores. Para situar estos precios, consulte nuestra comparativa de bases de datos no-code y nuestro análisis de precios por usuario.

Rangee no sustituye a Excel en todo. Para un análisis puntual, una simulación o un cálculo financiero, la hoja de cálculo sigue siendo más flexible. Rangee encaja cuando el dashboard lo alimentan varias personas y lo leen otras.

Excel o base de datos: ¿cómo elegir?

Quédese con Excel si es usted el único que introduce datos, si estos cambian una vez al mes y si el dashboard se consulta en reuniones. Pase a una base de datos si varias personas introducen datos, si otras consultan sin modificar o si copia datos cada semana.

Un último criterio, a menudo olvidado: el tiempo dedicado a actualizar. Anote cuántos minutos le llevan cada mes la exportación, el pegado y la actualización. Después, compare ese tiempo con el precio de una herramienta.

En cualquier caso, empiece por Excel. La plantilla de dashboard gratuita le ahorra la primera hora: los datos de ejemplo, los indicadores y las fórmulas están listos. Añada la tabla dinámica, un gráfico y una segmentación de datos siguiendo los pasos anteriores. Pronto sabrá si su dashboard debe seguir siendo un archivo.

El día en que deba convertirse en una herramienta de equipo, importe ese mismo archivo en Rangee: la base y el dashboard se crean a partir de sus columnas. Pruebe Rangee gratis: el plan Free no caduca.