Kundenportal erstellen ohne Entwickler: der Leitfaden

Rangee veröffentlicht Kundenportale; wir haben also ein Interesse an diesem Thema. Die Preise der anderen Tools haben wir am 4. November 2026 auf ihren offiziellen Seiten geprüft, und wir sagen, wann ein anderer Weg besser passt.

Ein Kundenportal ist ein Online-Bereich, in dem sich jeder Kunde anmeldet und seine eigenen Daten findet: Bestellungen, Projekte, Dokumente, Rechnungen. Von anderen Kunden sieht er nichts. Für das Unternehmen bedeutet das: Schluss mit „Wo ist meine Bestellung?“ per E-Mail und mit Dateien im Anhang.

Lange hieß Portal Eigenentwicklung. Das ist vorbei: No-Code-Tools veröffentlichen eines aus Daten, die Ihr Team ohnehin pflegt. Dieser Leitfaden erklärt, wofür ein Kundenportal dient, welche drei Wege es gibt, was sie kosten und wie Sie ein Portal in sechs Schritten aufbauen.

Was ist ein Kundenportal?

Ein Kundenportal ist eine private Website, die Personen außerhalb des Unternehmens offensteht und auf der jede nur die Informationen sieht, die sie betreffen. Der Kunde meldet sich mit einer Kennung an, oft seiner E-Mail-Adresse. Das Portal zeigt dann seine Zeilen, aus derselben Datenbank, mit der das Team arbeitet.

Drei Begriffe meinen oft dasselbe:

Ein Portal unterscheidet sich auch von zwei verwandten Werkzeugen. Ein Freigabelink zeigt allen, die ihn haben, dieselbe Ansicht. Ein Online-Formular sammelt Informationen, ohne etwas zurückzuzeigen. Das Portal kann beides, mit einer Anmeldung pro Person.

Wofür dient ein Kundenportal?

Ein Kundenportal gibt jedem Kunden direkten Zugang zu seinen Informationen, ohne Umweg über einen Mitarbeiter. Es beantwortet wiederkehrende Fragen, bündelt Dokumente und reduziert E-Mail-Pingpong. Sein Nutzen wächst mit der Zahl der Kunden, die Sie gleichzeitig betreuen.

Typische Anwendungen nach Branche:

• Agentur oder Studio. Der Kunde verfolgt seine Projekte, den Stand jeder Lieferung und findet freigegebene Entwürfe.
• Hersteller oder Großhändler. Der Kunde sieht seine laufenden Bestellungen, ihren Status und den geplanten Liefertermin.
• Handwerk oder Bau. Der Bauherr verfolgt seine Baustelle: Bauabschnitte, Fotos, unterschriebene Angebote.
• Beratung oder Steuerkanzlei. Der Mandant findet seine Akten, die noch fehlenden Unterlagen und die Berichte.
• Verein. Das Mitglied sieht seinen Beitrag, seine Anmeldungen und die Dokumente des Vereins.
• Einkauf. Ein Lieferant sieht die Bestellungen, die ihn betreffen, ohne Zugriff auf den Rest der Datenbank.

Der richtige Test ist einfach: Zählen Sie die E-Mails und Anrufe der Woche, die nach einer Information fragen, die schon in einer Datei steht. Passt die Antwort in eine Tabellenzeile, gehört sie in ein Portal.

Welche drei Wege gibt es, ein Kundenportal zu erstellen?

Es gibt drei Wege: das Portal individuell entwickeln lassen, ein Portal-Tool an Ihre Daten anbinden oder eine No-Code-Datenbank nutzen, die das Portal selbst veröffentlicht. Sie unterscheiden sich vor allem in Vorlaufzeit, Anfangskosten und darin, wo Ihre Daten liegen.

Die Eigenentwicklung

Das ist der richtige Weg, wenn das Portal Ihr Produkt ist oder die Geschäftsregeln sehr speziell sind: komplexe Berechnungen, ERP-Anbindung, ein langer Kundenprozess. Der Preis hängt vom Lastenheft ab, und die Wartung geht nach der Auslieferung weiter. Für ein KMU, das vor allem den Stand seiner Vorgänge zeigen will, ist das oft zu viel.

Ein Portal-Tool, angebunden an Ihre Daten

Tools wie Softr bauen ein Portal auf einer Datenquelle auf: Airtable, Google Sheets oder einer eigenen Datenbank. Sie bieten viele Bausteine und Einstellungen. Der Preis dafür ist ein zweites Tool, das bezahlt und verwaltet werden muss, und Daten, die woanders liegen als das Portal.

Die No-Code-Datenbank, die das Portal veröffentlicht

Hier veröffentlicht die Datenbank, in der das Team arbeitet, das Portal selbst. Es gibt weder Synchronisation noch zweites Abo: Der Kunde sieht die Zeilen der Datenbank, für ihn gefiltert. Airtable bietet das mit seinem Portals-Add-on, Rangee mit seinem Business-Plan. Das ist der schnellste Weg, wenn das Team Projekte oder Bestellungen bereits in Tabellen führt.

Was kostet ein Kundenportal?

Stand 4. November 2026 beginnt das Portals-Add-on von Airtable laut Dokumentation bei 120 $ pro Monat für 15 Plätze im Team-Plan und bei 150 $ im Business-Plan. Laut Preisseite kostet Softr Pro 99 $ pro Monat bei jährlicher Zahlung, mit 50 Kunden inklusive.

Zwei Regeln ändern die Rechnung. Bei Airtable belegen nur Gäste einen Platz, die bearbeiten oder kommentieren dürfen: Laut Dokumentation sind Gäste mit Lesezugriff „not considered billable“. Bei Softr hängt der Preis von der Zahl der App-Nutzer ab, und eine Gmail-Adresse zählt immer als Kunde.

Diese Rechnung vergleicht Portale, die nicht alle dasselbe können. Bei Airtable belegen Kunden, die nur lesen, keinen Platz; das Add-on wird nötig, sobald sie bearbeiten. Bei Rangee öffnet sich das Portal heute nur zum Lesen. Vergleichen Sie also bei gleichen Funktionen: Was muss Ihr Kunde tun können?

Wie erstellt man ein Kundenportal in 6 Schritten?

Ein Kundenportal lässt sich in sechs Schritten ohne Code aufbauen, wenn Ihre Daten bereits in einer Datenbank geordnet sind. Die meiste Arbeit steckt nicht im Portal selbst, sondern in der Datenstruktur davor: eine Kundentabelle, und jede Zeile mit ihrem Kunden verknüpft. Die Schritte gelten für die meisten No-Code-Tools.

1. Daten in einer Datenbank sammeln

Das Portal zeigt, was die Datenbank enthält: Bestellungen, Projekte, Dokumente. Liegen diese Informationen in Excel-Dateien, importieren Sie sie zuerst und ordnen sie in Tabellen. Unser Leitfaden zum Excel-Dashboard zeigt, wie man eine Datei strukturiert, bevor sie zum Werkzeug wird.

2. Eine Kontakttabelle anlegen

Jede Person, die sich anmelden darf, ist eine Zeile: Name, E-Mail-Adresse, Firma und ein Kontrollkästchen „Zugang“. Die E-Mail-Adresse muss eindeutig sein. Zwei Zeilen mit derselben Adresse erzeugen eine Mehrdeutigkeit, die das Tool ablehnen sollte.

3. Jede Zeile mit ihrem Kunden verknüpfen

Jede Bestellung, jedes Projekt, jede Rechnung braucht ein Verknüpfungsfeld zum Kunden oder seiner Firma. Ein Textfeld mit dem Kundennamen reicht nicht: Ein Tippfehler, und die Zeile verschwindet aus dem Portal oder taucht schlimmer noch bei einem anderen Kunden auf.

4. Seiten bauen und nach der angemeldeten Person filtern

Gestalten Sie die Seiten des Portals: eine Bestellliste, eine Projektseite, ein Dashboard. Filtern Sie dann jeden Block nach der angemeldeten Person, etwa „Firma ist die Firma der angemeldeten Person“. Ein Block ohne diesen Filter zeigt allen Kunden dieselben Daten.

5. Als Kunde prüfen

Zeigen Sie das Portal vor der Veröffentlichung so an, wie ein bestimmter Kunde es sieht, mit seinen Daten. Tun Sie das für zwei oder drei Kunden, darunter einen ohne Bestellung. Nur so finden Sie einen vergessenen Filter zuverlässig.

6. Kunden einladen und veröffentlichen

Aktivieren Sie den Zugang der ersten Kunden, veröffentlichen Sie und schicken Sie ihnen die Adresse des Portals. Beginnen Sie mit drei oder vier Kunden Ihres Vertrauens, sammeln Sie Rückmeldungen und öffnen Sie dann für alle. Das Entziehen des Zugangs muss das Portal sofort schließen.

Wie sichert man ein Kundenportal ab?

Die wichtigste Regel: Der Filter pro Kunde muss auf dem Server greifen. Schickt das Tool alle Zeilen an den Browser und blendet die der anderen Kunden nur aus, kann ein neugieriger Kunde sie lesen. Artikel 32 der DSGVO verlangt Sicherheitsmaßnahmen, die dem Risiko angemessen sind.

Fragen Sie den Anbieter schriftlich, wo der Filter angewendet wird. Die richtige Antwort passt in einen Satz: „Der Browser des Kunden erhält nie eine Zeile außerhalb seines Bereichs.“ Seien Sie vorsichtig bei Antworten, die von „ausgeblendeten Ansichten“ oder „versteckten Seiten“ sprechen.

Vier weitere Punkte zum Prüfen:

• Die Anmeldung. Ein per E-Mail gesendeter Code vermeidet schwache und wiederverwendete Passwörter. Das Tool darf nicht verraten, ob eine Adresse Zugang hat.
• Der Entzug des Zugangs. Zugang abwählen oder den Kontakt löschen muss seine Sitzung sofort beenden, nicht erst bei der nächsten Anmeldung.
• Die Anhänge. Eine Datei darf nicht über eine dauerhafte öffentliche Adresse erreichbar sein. Sie muss dieselbe Prüfung durchlaufen wie die Zeilen.
• Das Protokoll. Anmeldungen und Fehlversuche müssen protokolliert werden, damit Sie wissen, wer was wann gesehen hat.

Ihre Kunden vertrauen ihre Informationen Ihrem Tool an, das damit zu Ihrem Auftragsverarbeiter im Sinne der DSGVO wird. Prüfen Sie also, wo es die Daten hostet und wer seine eigenen Unterauftragsverarbeiter sind. Unser Artikel zur Datensouveränität nennt zehn Fragen an jeden Anbieter.

Welche Fehler sollte man vermeiden?

Die häufigsten Fehler sind nicht technisch: Sie liegen in der Datenstruktur und in fehlenden Prüfungen vor der Veröffentlichung. Fünf kommen oft vor:

1. Nach einem Namen in einem Textfeld filtern statt nach einem Verknüpfungsfeld: Ein Tippfehler genügt, um zwei Kunden zu vermischen.
2. Einen ungefilterten Block vergessen: eine Liste „letzte Bestellungen“ am Seitenende, für alle sichtbar.
3. Doppelte E-Mail-Adressen in der Kontakttabelle lassen.
4. Alles auf einmal öffnen für hundert Kunden, ohne Test mit einigen wenigen.
5. Dokumente weiter per E-Mail schicken nach dem Start: Das Portal wird dann zu einer weiteren Kopie, die nie aktuell ist.

Diese Fehler haben die Gestaltung unseres Portals geprägt: Ein Hinweis markiert jeden ungefilterten Block, und die Veröffentlichung erinnert daran, wie viele Blöcke allen Kontakten dieselben Daten zeigen.

Und Rangee?

Rangee veröffentlicht das Portal aus der Datenbank Ihres Teams, im Business-Plan: 9 € netto pro Bearbeiter und Monat, 50 Portalnutzer inklusive, danach 10 € netto pro Paket mit 50. Leser und Kommentatoren des Teams bleiben kostenlos. Details stehen auf unserer Seite zum Kundenportal.

Was das Portal heute kann: Jeder Kunde meldet sich mit einem per E-Mail gesendeten Code an, ohne Passwort, und sieht nur seine Zeilen, vom Server gefiltert. Seiten öffnen sich nach Rolle (Kunde, Partner). Das Portal trägt Ihr Logo und Ihre Farbe, unter einer Adresse auf name.rangee.site. „Als Kontakt ansehen“ zeigt das Portal genau so, wie ein Kunde es sehen wird.

Seine Grenzen, offen gesagt. Das Portal öffnet sich nur zum Lesen: Ihre Kunden sehen ihre Daten, und ihre Anfragen erhalten Sie über ein geteiltes Formular. Ein Workspace hat ein einziges Portal, an eine Datenbank gebunden. Eigene Domains sind noch nicht verfügbar. Wenn Ihre Kunden schon heute Datensätze bearbeiten müssen, können Airtable Portals oder Softr das bereits.

Das Portal lässt sich in allen Plänen als Entwurf bauen und testen, auch im Free-Plan; nur die Veröffentlichung verlangt den Business-Plan. Um die Preise der Datenbanken selbst zu vergleichen, lesen Sie unsere Preisübersicht für No-Code-Datenbanken und unseren Vergleich europäischer Airtable-Alternativen.

Wenn Sie ein erstes Portal mit Ihren eigenen Daten aufbauen möchten, treten Sie der Beta von Rangee bei: Der Free-Tarif läuft nicht ab, und Leser zahlen nie.