Gestion de stock sur Excel : le modèle gratuit et ses limites

Une gestion de stock sur Excel fonctionne bien si elle repose sur une règle : on ne tape jamais une quantité en stock, on la calcule. Ce guide construit ce fichier pas à pas, avec les formules exactes. Il donne aussi le modèle gratuit, puis dit franchement où Excel s'arrête.

Comment faire une gestion de stock sur Excel ?

Créez deux tableaux Excel. Le premier liste les articles : référence, désignation, prix d'achat, stock initial et seuil d'alerte. Le second enregistre chaque mouvement sur une ligne : date, référence, entrée ou sortie, quantité. Le stock actuel de chaque article se calcule à partir de ces mouvements, sans saisie manuelle.

Beaucoup de fichiers de stock partent d'une seule feuille, avec une colonne « Quantité » que l'on corrige à chaque livraison. C'est rapide le premier jour. Au bout d'un mois, un chiffre faux ne s'explique plus : on ignore qui l'a changé, quand, et pour quelle raison.

Séparer les articles des mouvements règle ce problème. Chaque réception, chaque vente, chaque casse devient une ligne datée et commentée. Le stock d'un article n'est plus une valeur fragile, c'est une somme que l'on peut refaire.

Le principe tient en une formule :

Utilisez de vrais tableaux Excel (Accueil, puis Mettre sous forme de tableau), pas de simples plages. Un tableau s'agrandit seul quand vous ajoutez une ligne, et ses formules suivent.

Que contient le modèle gratuit ?

Le modèle de gestion de stock Excel est un classeur de deux feuilles, chacune sous forme de tableau Excel. La feuille « Articles » contient quinze articles d'exemple et toutes les formules. La feuille « Mouvements » contient quarante entrées et sorties pour voir les calculs fonctionner. Les deux tableaux s'appellent Articles et Mouvements. Le fichier se télécharge sans inscription.

La feuille « Articles » comporte treize colonnes :

La feuille « Mouvements » compte cinq colonnes : Date, Référence, Type, Quantité et Commentaire. La colonne Type propose deux valeurs, « Entrée » ou « Sortie », dans une liste déroulante. Dans la feuille Articles, les lignes à commander sont colorées. Pour l'utiliser, remplacez les exemples par vos articles, puis notez vos mouvements au fil de l'eau.

Comment calculer le stock actuel avec SOMME.SI.ENS ?

La fonction SOMME.SI.ENS additionne les valeurs d'une colonne qui remplissent plusieurs conditions. Ici, elle additionne les quantités de la feuille Mouvements dont la référence est celle de l'article et dont le type est « Entrée ». La même formule avec « Sortie » donne les sorties. Le stock actuel s'en déduit.

La syntaxe est SOMME.SI.ENS(somme_plage, plage_critères1, critères1, [plage_critère2, critères2], …), selon la page de Microsoft sur SOMME.SI.ENS. La somme vient en premier, puis chaque couple plage et critère.

Dans le modèle, la colonne Entrées (H) contient, en ligne 2 :

=SOMME.SI.ENS(Mouvements[Quantité];Mouvements[Référence];A2;Mouvements[Type];"Entrée")

La colonne Sorties (I) reprend la même formule avec « Sortie » :

=SOMME.SI.ENS(Mouvements[Quantité];Mouvements[Référence];A2;Mouvements[Type];"Sortie")

La colonne Stock actuel (J) additionne le stock initial (G) et les entrées (H), puis retire les sorties (I) :

=G2+H2-I2

Mouvements[Quantité] est une référence structurée : elle désigne toute la colonne Quantité du tableau Mouvements, même quand il s'allonge. A2 est la référence de l'article sur la même ligne. Le modèle mélange les deux styles pour rester lisible.

Si vous préférez tout écrire en références structurées, remplacez A2 par [@Référence]. Le @ désigne la cellule de la ligne en cours, selon la documentation sur les références structurées. Les deux versions donnent le même résultat.

Le point-virgule sépare les arguments dans un Excel réglé en français. Dans un tableau, une formule saisie en ligne 2 se recopie seule sur toute la colonne.

Comment définir un seuil d'alerte et la liste à commander ?

Le seuil d'alerte est la quantité en dessous de laquelle il faut commander. Saisissez-le pour chaque article, puis comparez-le au stock actuel avec la fonction SI. La colonne « À commander » affiche « Oui » dès que le stock atteint ou passe sous le seuil. Un filtre sur « Oui » donne la liste de commande du jour.

La fonction SI s'écrit SI(test_logique; valeur_si_vrai; [valeur_si_faux]), d'après la page de Microsoft sur SI. Dans la colonne À commander :

=SI(J2<=K2;"Oui";"Non")

J2 est le stock actuel et K2 le seuil d'alerte. Le signe <= fait passer l'article en « Oui » dès qu'il atteint son seuil, pas seulement quand il passe dessous.

Pour fixer le seuil, une règle simple suffit. Multipliez la consommation moyenne par jour par le délai de livraison du fournisseur, en jours, et ajoutez une marge. Un article qui sort de 4 unités par jour, livré en 5 jours, demande au moins 20 unités au moment de commander. Avec une marge de 10 unités, le seuil passe à 30.

Comment calculer la valeur du stock ?

La valeur du stock d'un article est son stock actuel multiplié par son prix d'achat hors taxes. La valeur totale est la somme de cette colonne. Elle dit combien d'argent dort sur les étagères. C'est aussi un point de départ utile pour l'inventaire de fin d'exercice.

Dans le modèle, la colonne Valeur du stock (M) multiplie le stock actuel (J) par le prix d'achat HT (F) :

=J2*F2

Le fichier ne contient pas de total. Pour l'obtenir, écrivez dans une cellule hors du tableau :

=SOMME(Articles[Valeur du stock])

Le modèle valorise chaque article à un seul prix d'achat, ce qui suffit pour piloter. Si vos prix varient beaucoup d'une livraison à l'autre, demandez à votre expert-comptable quelle méthode retenir.

Pour suivre cette valeur dans le temps, avec un graphique par catégorie ou par fournisseur, voyez notre guide du tableau de bord sur Excel.

Sécuriser la saisie : listes déroulantes et mise en forme conditionnelle

Deux réglages évitent la plupart des erreurs, et le modèle contient déjà les deux. La validation des données propose « Entrée » ou « Sortie » dans la colonne Type, pour éviter les « entree » que SOMME.SI.ENS ignorerait. La mise en forme conditionnelle colore les articles sous le seuil.

La liste déroulante du type de mouvement

Sélectionnez la colonne Type du tableau Mouvements. Dans l'onglet Données, groupe Outils de données, choisissez Validation des données. Dans la zone Autoriser, prenez Liste, puis saisissez les deux valeurs dans la zone Source, selon la procédure de Microsoft. Microsoft les sépare par des virgules : Entrée,Sortie, comme dans le modèle.

La même méthode vaut pour la colonne Référence : une liste qui pointe vers les références de la feuille Articles évite les codes mal tapés. Un mouvement sur une référence inconnue n'est compté nulle part, ce qui fausse le stock sans aucun message.

Colorer les articles sous le seuil

Sélectionnez les lignes de données du tableau Articles, sans l'en-tête. Dans l'onglet Accueil, ouvrez Mise en forme conditionnelle, puis Nouvelle règle. Choisissez « Utiliser une formule pour déterminer pour quelles cellules le format sera appliqué », comme l'explique la page de Microsoft sur la mise en forme conditionnelle.

Dans le modèle, l'en-tête est en ligne 1 et la colonne À commander en colonne L. La règle utilise donc la formule :

=$L2="Oui"

Le dollar fige la colonne, pas la ligne : chaque ligne teste sa propre cellule.

Comment faire un inventaire et traiter les écarts ?

L'inventaire consiste à compter physiquement chaque article, puis à comparer ce compte au stock actuel du fichier. La différence est un écart. On ne corrige pas le stock initial : on enregistre l'écart comme un mouvement, une entrée s'il manque des unités dans le fichier, une sortie s'il y en a trop.

Pour les commerçants, l'inventaire n'est pas facultatif. L'article L123-12 du Code de commerce impose de contrôler par inventaire, au moins une fois tous les douze mois, l'existence et la valeur des éléments actifs et passifs. Votre expert-comptable vous dira ce qui s'applique à votre structure.

La méthode avec le modèle :

1. Ajoutez temporairement deux colonnes à côté du tableau Articles : « Compté » et « Écart ».
2. Comptez les articles et saisissez les quantités, de préférence en dehors des heures de mouvement.
3. Calculez l'écart : quantité comptée moins stock actuel.
4. Pour chaque écart, ajoutez une ligne dans Mouvements, avec la date du comptage et le commentaire « Inventaire ».
5. Vérifiez que le stock actuel égale le compte, puis supprimez les colonnes temporaires.

Les mouvements d'inventaire restent visibles. Un écart qui revient sur le même article signale un problème : une sortie non notée, une casse, un conditionnement mal compris. Le commentaire sert à le retrouver.

Les bonnes pratiques pour garder un fichier fiable

Un fichier de stock reste juste si les mouvements sont notés le jour même, par une seule personne ou selon une règle claire. Gardez une référence unique par article, ne supprimez jamais une ligne de mouvement, et protégez les colonnes calculées. Quelques habitudes valent mieux qu'une formule de plus.

• Une référence, un article. Pas de doublon, pas de référence réutilisée pour un autre produit.
• Corriger par un mouvement. Une erreur de saisie se corrige par un mouvement inverse commenté, pas en effaçant la ligne.
• Noter le jour même. Un bon de livraison saisi en fin de semaine, c'est cinq jours de stock faux.
• Protéger les formules. Toutes les cellules sont verrouillées par défaut. Déverrouillez les colonnes de saisie, puis protégez la feuille (onglet Révision, Protéger la feuille).
• Archiver par année. Quand la feuille Mouvements devient longue, repartez d'un nouveau fichier avec le stock compté comme stock initial.

Où s'arrête un tableau de stock Excel ?

Excel convient très bien à une personne qui gère quelques dizaines ou quelques centaines d'articles depuis son bureau. Il atteint ses limites quand plusieurs personnes saisissent des mouvements, ou quand la saisie se fait en réserve sur un téléphone. Ou quand une rupture coûte cher, faute d'avoir regardé la colonne À commander.

Ces points viennent des pages de Microsoft sur la co-édition, l'affichage des modifications et la protection de feuille. Microsoft conseille d'ailleurs d'attribuer des zones ou des feuilles à chaque personne pour éviter les conflits. C'est faisable, mais le fichier devient une affaire d'organisation plutôt que de formules.

Si vous en êtes là, deux voies existent : un logiciel de gestion de stock dédié, ou un outil où vous gardez votre propre modèle. Notre comparatif des logiciels de gestion de stock gratuits passe en revue les options, Rangee comprise.

Comment passer au même modèle dans un outil partagé ?

Importez le classeur dans Rangee. L'import intelligent reconnaît un fichier de stock à ses colonnes (référence, quantité, seuil, prix) et propose le modèle « Stock et inventaire ». Il en tire une base et une interface : un accueil, un catalogue, une liste à commander et une fiche par article. Rien n'est créé avant votre accord.

L'accueil affiche le nombre d'articles, la valeur du stock et les articles sous le seuil. Le catalogue liste tous les articles. La page « À commander » ne garde que ceux qui ont atteint leur seuil, et la fiche article regroupe tout ce qui concerne un produit. Vous gardez ou écartez chaque table, chaque colonne et chaque page proposée. Pour lire votre fichier, l'IA ne reçoit que son profil : noms des colonnes, types et au plus dix valeurs d'exemple par colonne, jamais le fichier entier.

Trois ajouts répondent aux limites vues plus haut :

• Un formulaire de mouvement. La personne en réserve choisit l'article, le type et la quantité depuis son téléphone. Les interfaces s'affichent sur une colonne sur mobile.
• Une automatisation sur le seuil. Elle se déclenche quand un article correspond à la condition « stock actuel inférieur ou égal au seuil ». Elle peut alors prévenir l'acheteur par e-mail, dans Slack ou dans Teams. Vous la testez avant de l'activer.
• Des droits et un historique. L'historique des révisions garde chaque modification avec son auteur. Les lecteurs et commentateurs sont gratuits : la direction consulte la valeur du stock sans siège payant.

Une précision honnête sur les volumes : chaque mouvement est un enregistrement. Le plan Free accepte 500 enregistrements par base, ce qui convient à un petit catalogue sur quelques semaines ou quelques mois. Au-delà, le plan Pro coûte 5 € par éditeur et par mois et monte à 100 000 enregistrements par base (voir les tarifs). À l'approche de la limite, vous êtes prévenu à 80 %, et aucune donnée n'est perdue.

Téléchargez le modèle, remplissez-le avec vos articles, et gardez-le tant qu'il vous suffit. Le jour où plusieurs personnes doivent y écrire, importez-le dans Rangee : le plan Free n'expire pas, et votre fichier devient un outil partagé en quelques minutes.